Asiakasjärjestelmän suunnittelun parhaat käytännöt

Asiakasjärjestelmää suunniteltaessa hyvin suunniteltu tilarakenne sekä järjestelmällinen roolien hallintaprosessi ovat olennaisia – myös tulevia muutoksia varten.

Pääkäyttäjän rooli

Pääkäyttäjä on henkilö, joka vastaa asiakasjärjestelmästä. Jokaisella asiakasjärjestelmällä on oltava vähintään yksi pääkäyttäjä, mutta sillä voi olla myös useita pääkäyttäjiä. Pääkäyttäjäksi on aina nimetettävä oikea henkilö. Tämä henkilö ylläpitää asiakasjärjestelmää sen koko elinkaaren ajan. Pääkäyttäjä voidaan vaihtaa milloin tahansa.

Pääkäyttäjällä on korkeimmat oikeudet asiakasjärjestelmässä. Hänellä on oikeus suorittaa hallinnollisia toimia kaikissa asiakasjärjestelmän tiloissa.

Huomioitavaa tilarakenteen luomisessa

Tutustu alla olevaan luetteloon tärkeistä tekijöistä, jotka kannattaa ottaa huomioon suunnitellessasi asiakasjärjestelmäsi tilarakennetta:

1. Ymmärrä tilat hallinnollisina ja loogisina kokonaisuuksina
   • Rakennusten/kohteiden jako: Visualisoi, miten rakennukset tai kohteet voidaan jakaa hallittaviksi kokonaisuuksiksi.
   • Roolit ja pääsy: Määritä roolit henkilöille, jotka käyttävät ja hallinnoivat tiloja.
2. Suunnittele suurista kokonaisuuksista pienempiin
   • Koko ja määrä: Ota huomioon rakennusten tai kohteiden koko ja määrä.
   • Maantieteellinen jako: Tilat voidaan jakaa hallinnoitaviin kokonaisuuksiin esimerkiksi maantieteellisen sijainnin perusteella.
   • Rakennusten jakaminen: Kerrostaloasumisen segmentissä rakennukset voidaan jakaa huoneistoihin, yhteisiin tiloihin, käytäviin jne.
   • Hallinnointi: Määritä eri ylläpitäjiä tiettyihin rakennuksiin tai kohteisiin kohdennettua hallinnointia varten.
3. Liikkuminen ja liikennevirta
   • Liikennevirta: Mieti, miten ihmiset liikkuvat tiloissa. Kiinnitä huomiota liikennevirtaan yhteisten alueiden, kuten aulojen ja käytävien, kautta.
   • Yhteydet: Pohdi, miten eri alueet ovat yhteydessä toisiinsa ja johtavat toisiinsa.
4. Lukot
   • Turvatut alueet: Tyypillisesti tilat turvataan erilaisilla lukoilla, kuten iLOQ S50 -lukoilla tai relelukoilla, joita ohjataan online-moduulien kautta.
   • Turvaamattomat alueet: Sinun ei välttämättä tarvitse luoda tiloja alueille, joissa ei ole lukkoja.

Huomioitavaa roolien luomisessa

iLOQ 5 Series+ Managerissa on kahdenlaisia rooleja: ylläpitäjärooleja ja käyttäjärooleja. Ylläpitäjärooleilla on vain järjestelmätason oikeuksia eli ne voivat suorittaa hallinnollisia toimia iLOQ 5 Series+ Managerilla, niillä ei ole fyysistä pääsyä mihinkään tiloihin.

Käyttäjärooleilla on vain fyysinen pääsy tiloihin, ne eivät voi kirjautua iLOQ 5 Series+ Manageriin eivätkä suorittaa sillä hallinnollisia toimia.

Tutustu alla olevaan luetteloon tärkeistä tekijöistä, jotka kannattaa ottaa huomioon suunnitellessasi rooleja asiakasjärjestelmällesi:

1. Sovella vähimpien oikeuksien periaatetta
   • Vähimpien oikeuksien periaate on keskeinen osa roolipohjaista pääsynhallintaa. Tämän ohjeen mukaan henkilöille tulisi myöntää vain se vähimmäistaso oikeuksia, joka on tarpeen heidän tehtäviensä hoitamiseksi.
2. Määritä ylläpitäjäroolit
   • Määritä selkeästi, kuka hallinnoi mitäkin, esimerkiksi rakennusten vastuuhenkilöt tai avainten ylläpitäjät.
   • Oikeuksien rajoittaminen: Varmista, että kullakin ylläpitäjäroolilla on oikeudet vain tarvittavien tilojen hallinnointiin ja että se voi suorittaa vain tarvitsemansa toimet.
3. Määritä käyttäjäroolit
   • Tunnista, mitkä käyttäjäroolit tarvitsevat pääsyn tiettyihin tiloihin, esimerkiksi siivous- tai huoltohenkilöstö.
   • Fyysisen pääsyn rajoittaminen: Myönnä kullekin käyttäjäroolille pääsy vain tehtäviensä kannalta tarvittaviin tiloihin.

• EdellinenKäyttöönotto-opas
• SeuraavaNäin otat asiakasjärjestelmän käyttöön